Tutorial para importar facturas emitidas, recibidas o gastos

Si tienes que introducir muchas facturas, puedes utilizar la función de importación para subir las facturas emitidas, recibidas o gastos desde un fichero Excel o CSV.

Para ello, haz clic en la pestaña “Contabilidad” del menú superior de la pantalla de inicio. Una vez dentro del módulo, haz clic en “Importar” en el menú lateral izquierdo.

Una vez en la pantalla de importación, elige el tipo de datos a importar: facturas emitidas, facturas recibidas o gastos.



Contasimple soporta 3 tipos de formatos de importación:

1.Formato Contasimple
El formato Contasimple se obtiene de exportar facturas directamente desde una cuenta de Contasimple en el apartado Exportar dentro del módulo Contabilidad.

Para que se puedan importar las facturas de este formato, a la hora de exportarlas, se debe hacer click en las casillas "Incluir el detalle de las facturas" e "Incluir el detalle de los Pagos/Cobros".



El archivo de importación podrá tener varias filas de una misma factura, en función de si tiene varios conceptos o varios métodos de cobro.

Si tu archivo de importación tiene varias hojas, recuerda unificar todos los datos de importación en una sola. La hoja con toda la información deberá aparecer la primera en del documento excel.



2.Formato por totales
Este formato se caracteriza por importar toda la información de la factura en una única fila, en la que se incluye: los datos de la cabecera de la factura (número de la factura, fecha, cliente...) y los datos de cada tipo impositivo (base imponible y cuota).

Campos obligatorios que debe incluir el excel:

• Número de factura/gasto.
• Fecha de la factura/gasto.
• Estado (si la factura/gasto está pagada, pendiente de pago...).
• Tipo de ingreso/gasto.
• Tipo de operación (nacional, intracomunitaria...).
• Totales-Base imponible % IVA y Totales-Cuota % IVA (al menos debe incluir uno de los diferentes % de IVA).
• NIF cliente/proveedor.

Campos incompatibles con el proceso de importación:

• Número de registro (campo especifico del formato Contasimple).
• Tipo de línea (campo especifico del formato Contasimple).
• % Retención IRPF.
• Total retención.

% Retención IRPF y Total retención son campos específicos del formato Contasimple, pero hay otros campos alternativos válidos que se deben usar como: Totales-Base imponible % Retención y Totales-Cuota % Retención.

• Concepto-descripción.
• Concepto-descripción detallada.
• Concepto-base imponible unitaria.
• Concepto-cantidad.
• Concepto-% descuento.
• Concepto-total base imponible.
• Concepto-% IVA.
• Concepto-cuota IVA.
• Concepto-% RE (recargo de equivalencia).
• Concepto-cuota RE (recargo de equivalencia).
• Concepto-% Retención.
• Concepto-cuota Retención.

3.Formato por conceptos
Este último formato es similar al anterior, con la diferencia de que puede incluir más de 1 fila por factura. En lugar de tener 1 columna para cada tipo de base y cuota, tiene columnas genericas que indican:

• Base imponible.
• Tipo impositivo de IVA
• Cuota.

Campos obligatorios que debe incluir el excel:

• Número de factura/gasto.
• Fecha de la factura/gasto.
• Estado (Si la factura/gasto está pagada, pendiente de pago...).
• Tipo de ingreso/gasto.
• Tipo de operación (nacional, intracomunitaria...).
• Concepto-descripción (concepto del producto de venta de la factura).
• NIF cliente/proveedor.

Campos incompatibles con el proceso de importación:

• Número de registro (campo especifico del formato Contasimple).
• Tipo de línea (campo especifico del formato Contasimple).
• % Retención IRPF.
• Total retención.

% Retención IRPF y Total retención son campos específicos del formato Contasimple, pero hay otros campos alternativos válidos que se deben usar como: Concepto-% Retención y Concepto-cuota Retención.

• Totales-Base imponible % IVA.
• Totales-Cuota % IVA.
• Totales-Base imponible % RE(recargo de equivalencia).
• Totales-Cuota % RE(recargo de equivalencia).
• Totales-Base imponible % Retención.
• Totales-Cuota % Retención.

Puedes descargarte un excel de ejemplo con el formato recomendado o arrastrar y soltar tu fichero en el recuadro indicado para iniciar la importación y seguir las instrucciones que te aparecerán por pantalla.

Se recomienda comenzar la importación con 10 filas de facturas para tener claro el proceso y así evitar errores. Nunca con un excel de 10000 filas.

Estas son las columnas del excel de ejemplo con facturas emitidas, y que también puedes utilizar al crear tu propio excel, o seleccionarlas más tarde después de la importación.

• A. Serie: Detalla qué tipo de serie tiene la factura: serie de facturas normales, serie de facturas rectificativas...
• B. Número: detalla el número de factura.
• C. Período: detalla el periodo al que pertenece (trimestre 1, 2, 3 o 4).
• D. Número de factura que rectifica (solo para las facturas rectificativas): hace referencia al número de factura que rectifica.
• E. Fecha factura: detalla la fecha en la que se creó la factura.
• F. Fecha vencimiento: detalla la fecha en la que vence la factura.
• G. Estado: indica si la factura está pagada, pendiente de pago...
• H. Tipo de ingreso: detalla el código de tipo de ingreso.
• I. Notas privadas: detalla la nota privada vinculada a la factura.
• J. Notas en la factura: detalla la nota que aparece públicamente en la factura.
• K. Fecha de operación: detalla la fecha en la que fue registrada la factura.
• L. Tipo de operación: detalla si la factura es nacional, intracomunitaria...
• M. Concepto-Descripción: detalla el concepto del producto de venta de la factura.
• N. Concepto-Descripción detallada: aporta más información sobre el concepto principal.
• O. Concepto-Base imponible unitaria: detalla el precio unitario del producto.
• P. Concepto-Cantidad: detalla la cantidad de productos que se venden en la misma factura.
• Q. Concepto-% descuento: detalla si el producto tiene algún tipo de descuento y de cuánto es.
• R. Concepto-Total base imponible: detalla el precio total aplicando el número de ventas del producto y el descuento aplicado (si lo tiene).
• S. Concepto-% IVA: detalla el IVA vinculado al concepto.
• T. Concepto-Cuota IVA: detalla el IVA retenido en la factura.
• U. Concepto-% RE: detalla el % de recargo de equivalencia.
• V. Concepto-Cuota RE: detalla la cuota del recargo de equivalencia.
• W. Concepto-% Retención: detalla el % de retención de la factura (si lo tiene).
• X. Concepto-Cuota Retención: detalla la cuota de la retención.
• Y. Cliente-NIF: detalla el número de NIF del cliente a quien va dirigida la factura.

Si se introduce una factura/gasto con un NIF que ya está registrado en el módulo de clientes/proveedores de Contasimple, la factura se importará con los datos del cliente/proveedor que se especifique en el archivo excel. Al final de la importación, se añadirá un comentario indicando que los datos del cliente se han añadido a la factura correctamente, pero que no se han actualizado los datos dentro el módulo clientes/proveedores. Si el NIF no existía o no estaba creado, se creará dentro del módulo, pero deben completarse un mínimo de campos obligatorios (NIF y nombre o razón social).

• Z. Cliente-Nombre o Razón Social: detalla el nombre del cliente.
• AA. Cliente-Dirección: detalla la dirección del cliente.
• AB. Cliente-Cod. Postal: detalla el código postal del cliente.
• AC. Cliente-Población: detalla la población del cliente.
• AD. Cliente-Provincia: detalla la provincia del cliente.
• AE. Cliente-Pais: detalla el país del cliente.
• AF. Cliente-Telf: detalla el número de teléfono del cliente.
• AG. Cliente-Fax: detalla el número de fax del cliente.
• AH. Cliente-Email: detalla el correo electrónico del cliente.
• AI. Cobro-Fecha: detalla la fecha del cobro de la factura (si se ha realilzado).
• AJ. Cobro-Importe: detalla el importe del cobro.
• AK. Cobro-Método de cobro: detalla el método del cobro (tarjeta bancaria, transferencia...)

Si el método de cobro no existe o aún no está registrado como método de cobro en su cuenta, se creará y se asociará al pago, pero deben completarse un mínimo de campos obligatorios (método de cobro, tipo de método de cobro y número de cuenta/tarjeta).

• AL. Cobro-Tipo de método de cobro: detalla tipo de cobro (tarjeta VISA, BBVA, Mastercard...)
• AM. Cobro-Número de cuenta o tarjeta: detalla el número de cuenta bancaria o tarjeta con la que se ha realizado el cobro.

Ejemplo de excel rellenado con las columnas sugeridas en el excel de ejemplo de Contasimple:

Una vez tengas listo tu documento EXCEL, selecciona o arrastra el documento en el recuadro y haz click sobre "continuar".



Una vez haya cargado el archivo te aparecerá toda la información del documento subido.

Revisa que todas las columnas corresponden con la información que detalla la cabecera. De no ser así, podrás seleccionar el tipo de información en el desplegable.



Por último, indica la primera línea donde empieza la lista de tus facturas en el apartado “Iniciar importación en línea”. En nuestro caso, hemos puesto “2” porque la lista de nuestros productos empieza en la fila 2.



Se debe tener en cuenta que solo se importarán las facturas cuyos datos cuadren: la suma de los conceptos deben coincidir con lo totales, el IVA de cada concepto corresponder al aplicar el tipo a la base...

Si toda la información que aparece es correcta, haz click sobre "importar".

Se iniciará el proceso de importación.



Una vez finalizado te aparecerá un aviso en tu perfil.

Si durante el proceso de importación el archivo contiene algún error, te informará a través del aviso.
Para corregirlo, accede a tu disco virtual, y descarga el archivo con los resultados de la importación.



Dentro del archivo excel de resultados habrán varias pestañas.

Entre ellas está la pestaña de filas importadas correctamente, donde te aparecerán todas las facturas importadas.



En la pestaña filas no importadas, en la última columna, te aparecerá la información sobre el error de forma detallada de por qué no se han importado. Podrás corregir esa fila y volver a subir el archivo para que se añadan.
El resto de facturas se habrán subido correctamente.