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Tutorial sobre la Configuración de servidor de correo |
Cómo acceder a la pantalla de configuración del servidor de correo
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Accede al módulo de Configuración clicando sobre la imagen de tu perfil ubicada en la esquina superior derecha y seleccinando el botón Configuración.
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Accede a la pantalla de Configuración correo seleccionando la opción con el mismo nombre en el menú vertical de la izquierda de la pantalla.
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Ya estás en la página de Configuración de correo. A partir de aquí el tutorial difiere según el tipo de cuenta de correo que quieras configurar, selecciona del menú de más abajo la cuenta deseada para ver las instrucciones de configuración.
Configurar una cuenta Gmail
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Si tienes una cuenta de correo de Gmail o GSuite (antes conocido como Google Apps), selecciona la opción Google de la lista de proveedores de correo.
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Se te pedirá que inicies sesión con tu cuenta de Gmail o, si ya tienes alguna sesión iniciada en este ordenador, que elijas cuál quieres usar.
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Una vez iniciada la sesión, se te pedirá que nos concedas acceso sin conexión.
¿Para qué necesitamos el acceso sin conexión?
El envío de las facturas y presupuestos a través de tu dirección de correo se realiza sin que tengas que autenticarte explícitamente en tu cuenta, y para poder hacer eso necesitamos dicho permiso, no obstante, puedes revocarlo en cualquier momento, tanto desde la pantalla de Configuración de correo de la aplicación como desde la pantalla de gestión de tu cuenta de Gmail.
Nota: En todo este proceso, Contasimple no tiene nunca acceso a tu contraseña. Se usa un servicio de Gmail que nos da acceso a tu cuenta con los permisos mencionados, y que puedes rechazar en cualquier momento.
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Si todo ha ido correctamente, verás el mensaje de confirmación y recibirás un correo en tu cuenta como verificación. Ya puedes enviar facturas, presupuestos y albaranes con tu correo!
Configurar una cuenta Outlook / Hotmail / Live
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Si tienes una cuenta de correo de Outlook, Hotmail o Live (es decir, una cuenta de correo de Microsoft), selecciona la opción Outlook de la lista de proveedores de correo.
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Se te pedirá que inicies sesión con tu cuenta de Outlook o, si ya tienes alguna sesión iniciada en este ordenador, que elijas cuál quieres usar.
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Una vez iniciada la sesión, se te pedirá que aceptes unos permisos.
¿Para qué necesitamos estos permisos?
1 - Enviar correo como tú: Este permiso permite a Contasimple enviar correos con tu cuenta, para poder así enviar las facturas, presupuestos o albaranes a los clientes con tu propia dirección de correo, y que la persona que los reciba vea que eres tú quien se los has enviado.
2 - Obtener acceso a tu información en cualquier momento: Este permiso permite a Contasimple renovar los permisos obtenidos en el punto anterior sin tener que pedirte las credenciales de nuevo, no obstante, puedes revocarlo en cualquier momento, tanto desde la pantalla de Configuración de correo de la aplicación como desde la pantalla de gestión de tu cuenta de Outlook.
Nota: En todo este proceso, Contasimple no tiene nunca acceso a tu contraseña. Se usa un servicio de Outlook que nos da acceso a tu cuenta con los permisos mencionados, y que puedes rechazar en cualquier momento.
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Si todo ha ido correctamente, verás el mensaje de confirmación y recibirás un correo en tu cuenta como verificación. Ya puedes enviar facturas, presupuestos y albaranes con tu correo!
Configurar un correo de otro proveedor
Si no usas ninguna de los proveedores anteriores, debes seleccionar esta opción para configurar tu proveedor de correo.
Incluso si usas alguno de los proveedores anteriores, como Gmail, también puedes configurar tu cuenta mediante esta opción, aunque no es lo aconsejable.
No obstante, antes de proseguir debes contactar con tu proveedor para que te faciliten los datos de acceso a tu servidor de correo, porque los necesitarás más adelante.
Configurar una cuenta de Yahoo
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Para poder usar tu cuenta de Yahoo, antes deberás activar el acceso a aplicaciones menos seguras. Ésta opción, a pesar de su alarmante nombre, permite el acceso a tu cuenta mediante los protocolos de correo estándar (SMTP e IMAP).
Para ello, debes activar la opción Permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos seguro desde la pantalla de Seguridad de la cuenta de tu cuenta de Yahoo.
¿Por qué tengo que activar esto?
Yahoo no dispone de servicio OAuth como en el caso de Gmail o Outlook, es por ello que para que aplicaciones externas se puedan conectar a una cuenta de Yahoo se debe activar esta opción.
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Una vez hayas activado el acceso a aplicaciones menos segura para tu cuenta de Yahoo, vuelve a la pantalla de Configuración de Correo de Contasimple y selecciona la opción Servidor propio.
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Introduce los siguientes datos en la ventana emergente:
- En Nombre a mostrar introduce el nombre que quieres que vean tus clientes cuando les envíes un correo.
- En correo electrónico y contraseña introduce las credenciales de tu cuenta de Yahoo.
- Servidor de salida: smtp.mail.yahoo.com
- Puerto de salida: 587
- TLS/SSL: Activado
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En el caso de Yahoo, los correos enviados no se guardan automáticamente en la carpeta Enviados del servidor.
Si quieres que se guarden, debes configurar también los datos del servidor IMAP. A continuación tienes toda la información necesaria:
- El correo electrónico y contraseña de tu cuenta de Yahoo.
- Servidor de entrada: imap.mail.yahoo.com
- Puerto de entrada: 993
- TLS: Activado
Clicka el botón Guardar. Si la información que has introducido es correcta, volverás a la pantalla de Configuración de correo de Contasimple pero esta vez verás la opción Servidor propio marcada. Ya puedes enviar facturas con tu correo!
Configurar una cuenta de Gmail mediante la opción de Otro proveedor
Si vas a configurar una cuenta de correo de Gmail o GSuite (antes conocido como Google Apps) te recomendamos que uses la opción específica para este proveedor por ser la recomendada por el propio proveedor, no obstante,
también puedes configurarla usando los protocolos de correo estándar siguiendo las introducciones de más abajo.
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Para poder usar tu cuenta de Gmail, antes deberás activar el acceso a aplicaciones menos seguras.
Ésta opción, a pesar de su alarmante nombre, permite el acceso a tu cuenta mediante los protocolos de correo estándar (SMTP e IMAP).
¿Por qué tengo que activar esto?
Gmail ofrece un protocolo de autenticación más seguro, llamado OAuth, que no permite que los consumidores de dicho protocolo
vean en ningún momento la contraseña de tu cuenta, por lo que ha etiquetado los protocolos de correo estándar como inseguros.
Te recomendamos que uses dicho protocolo configurando el acceso a tu correo de Google mediante la opción específica para dicho
proveedor siempre que sea posible.
Para activar el acceso a aplicaciones menos seguras, primero debes iniciar sesión tu cuenta de google aquí y después activar la opción de aplicaciones menos seguras aquí.
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Vuelve a la pantalla de Configuración de correo de Contasimple y selecciona la opción Servidor propio.
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Introduce los siguientes datos en la ventana emergente:
- En Nombre a mostrar introduce el nombre que quieres que vean tus clientes cuando les envíes un correo.
- En correo electrónico y contraseña introduce las credenciales de tu cuenta de Google (o de Gmail, GSuite o Google Apps).
- Servidor de salida: smtp.gmail.com
- Puerto de salida: 587
- TLS/SSL: Activado
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En Gmail no es necesario configurar un servidor IMAP ya que por defecto guarda los correos enviados en la carpeta correspondiente.
Clicka el botón Guardar, y si la información que has introducido es correcta, volverás a la pantalla de
Configuración de correo de Contasimple pero esta vez verás la opción Servidor propio marcada. Ya puedes enviar facturas con tu correo!
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Si llegados a éste punto, has configurado todo correctamente, y sigues obteniendo un error de configuración, puede que el problema no sea la configuración
sino que Google esté bloqueando el acceso a tu cuenta como medida de precaución. Este tipo de bloqueos puede ocurrir cuando Google detecta que nuestros
servidores están intentando acceder a tu correo desde una localidad diferente a la tuya habitual, y por lo tanto, sospecha que puede deberse
a que algún hacker se haya hecho con tu contraseña, y a pesar de haberse autenticado correctamente bloquean el acceso.
Puedes consultar si ése es tu caso desde la pantalla de Seguridad de tu cuenta de Google,
revisando los últimos eventos de seguridad. Si ves que Google ha bloqueado recientemente un acceso a tu cuenta, más o menos a la misma hora en la que
estabas haciendo pruebas, seguramente se trate de nuestro acceso (no te extrañes si el acceso se ha realizado desde París, que es donde se encuentran algunos de nuestros servidores).
Si ése es tu caso, debes revisar dicho evento y confirmar a Google que se trata de un acceso legítimo, para que deje de bloquear nuestros accesos, dicha confirmación puede realizarse desde esa misma pantalla.
Configurar una cuenta de otro proveedor de correo
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Para configurar una cuenta de otro proveedor de correo necesitarás conocer previamente los datos de los servidores SMTP e IMAP (éste último es opcional) de tu proveedor de correo.
Dirígete a la pantalla de Configuración de Correo de Contasimple y selecciona la opción Servidor propio.
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Introduce los datos del servidor SMTP en la ventana emergente. Necesitarás facilitar los siguientes datos:
- Nombre a mostrar: introduce aquí el nombre que quieres que vean tus clientes cuando les envíes un correo.
- Correo electrónico y Contraseña: son las credenciales de acceso a tu cuenta de correo y a la vez la dirección de correo desde la cual se enviarán las facturas, presupuestos o albaranes. Te las ha de facilitar tu proveedor.
- Servidor de salida: es la URL de acceso al servidor SMTP de tu proveedor de correo, te la ha de facilitar tu proveedor.
- Puerto de salida: el puerto del servidor SMTP, te lo ha de facilitar tu proveedor, aunque generalmente es el 25 (para conexiones no seguras) o el 587 (para conexiones seguras que usen TLS o SSL).
- TLS/SSL: indica si se debe cifrar la conexión con el protocolo TLS o SSL. Tu proveedor de correo te ha de indicar si debes o no marcar esta opción. Sobra decir que es muy recomendable marcarla si tu proveedor lo soporta.
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La mayoría de proveedores no guardan una copia de los mensajes enviados en la carpeta correspondiente, por lo que hemos de guardarla nosotros.
Si tu proveedor así lo requiere, y quieres que guardemos dicha copia (no es obligatorio), deberás rellenar también la información del servidor IMAP para que podamos hacerlo.
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Clicka el botón Guardar, y si la información que has introducido es correcta, volverás a la pantalla de
Configuración de correo de Contasimple pero esta vez verás la opción Servidor propio marcada. Ya puedes enviar facturas con tu correo!
¿Sigues teniendo problemas?
Primero de todo debes entender cómo funciona el envío de correos para poder entender cualquier problema que te surja con su configuración.
El envío de un correo consta de dos partes, el envío propiamente dicho, que se realiza a través del protocolo SMTP y el guardado del mensaje en la carpeta de Enviados,
que se realiza a través del protocolo IMAP. Algunos proveedores de correo como Gmail, Outlook.com, Hotmail o Windows Live guardan automáticamente el mensaje en la carpeta
de Enviados sin necesidad de hacer uso del protocolo IMAP por lo que, en caso de utilizar alguno de dichos proveedores, no será necesario que configures la información del servidor IMAP.
Al configurar la información de tu servidor de correo, se producen las siguientes acciones en el orden indicado:
- Contasimple intenta enviar un correo de prueba utilizando la información facilitada para verificar que es correcta.
- Si el correo de prueba se logra enviar sin problemas, Contasimple guardará la configuración facilitada y la usará para los envíos de correos a partir de entonces.
- No obstante, si el envío del correo de prueba falla, Contasimple no puede saber cuál de los datos facilitados es incorrecto, por lo tanto, te indicará de forma genérica que la configuración es incorrecta.
Si recibes dicho mensaje de error, ten en cuenta que la configuración de tu servidor de correo (salvo el Nombre a mostrar) viene dada por tu proveedor de correo
y son ellos los que tienen que indicarte qué información poner en cada campo, pero por norma general, hay ciertas pruebas que tú puedes realizar para entender
dónde pueden estar los problemas.
En caso de encontrarte que la configuración es incorrecta puedes seguir los siguientes pasos para tratar de determinar el problema:
- Céntrate inicialmente de la configuración del servidor SMTP, desmarcando la casilla Guardar copia del mensaje enviado en el servidor. De ésta manera, si la configuración SMTP te funciona
correctamente sabrás que el problema se encuentra con la configuración del servidor IMAP.
- A la hora de configurar el servidor SMTP el mayor problema suele estar en configurar correctamente el puerto y si el servidor usa una conexión cifrada (mediante los protocolos
SSL o TLS) o no la usa. Siempre que sea posible, y si tu proveedor de correo lo soporta, deberías configurar la conexión cifrada, pero para descartar problemas realiza la configuración en el siguiente
orden:
- Prueba primero sin cifrar la conexión, desmarcando la casilla SSL/TLS y usando el puerto 25, que es el puerto por defecto para conexiones no cifradas para el servidor SMTP, y
haz click sobre Guardar. Si la configuración se guarda correctamente ya puedes enviar los correos con tu propio servidor, pero antes de dar las pruebas por
finalizadas, prueba a ver si logras configurar la conexión cifrada, ya que es mucho más segura y es la opción que te recomendamos usar desde Contasimple.
- Prueba a cifrar la conexión marcando la casilla SSL/TLS, y usando el puerto 587, que es el puerto por defecto para conexiones cifradas para el servidor SMTP, y haz click sobre
Guardar. Si la configuración se guarda correctamente, ya tienes correctamente configurado el servidor SMTP y puedes proceder con las pruebas del servidor IMAP.
- Si el punto 2 te falla, prueba marcando la casilla SSL/TLS, y usando el puerto 465, que es el antiguo puerto por defecto para el servidor SMTP. En teoría tu proveedor debería
haberlo actualizado al 587 pero algunos proveedores todavía siguen utilizando el 465.
- Si ninguna de las opciones anteriores te funciona es posible que tu proveedor no use una configuración estándar y deberás contactar con ellos para que te faciliten la configuración
a utilizar.
- Si tienes problemas, te recomendamos que lleves a cabo las pruebas anteriores aunque tu proveedor te facilite números de puerto distintos,
porque es muy común que tu proveedor haya migrado del puerto 465 al 587 y no hayan actualizado la documentación, o que estés consultando documentación antigua, o que ésta sea incorrecta.
Sin embargo, es mucho menos común usar números de puerto no estándar.
- Una vez hayas logrado configurar correctamente el servidor SMTP, y solamente si tu proveedor no guarda automáticamente los mensajes en la carpeta de enviados, deberías configurar
entonces el servidor IMAP. En éste caso las pruebas son las mismas que hemos realizado para el servidor SMTP y consisten en lo siguiente:
- Prueba primero sin cifrar la conexión, desmarcando la casilla SSL/TLS y usando el puerto 143, que es el puerto por defecto para conexiones sin cifrar para el servidor IMAP.
Si al Guardar el programa te indica que la configuración se ha guardado correctamente, ya tienes tu servidor configurado, pero la conexión al servidor IMAP se realizará sin cifrar,
que no es lo recomendable, así que antes de dar la configuración por buena intenta con el paso 3.2 a ver si te funciona la conexión cifrada.
- Prueba a cifrar la conexión marcando la casilla SSL/TLS, usando el puerto 993, que es el puerto por defecto para conexiones cifradas para el servidor IMAP, y haz click sobre Guardar.
Si la configuración se guarda correctamente ya tienes correctamente configurado el servidor IMAP.
- De nuevo, si ninguna de las opciones anteriores te funciona es posible que tu proveedor no use una configuración estándar y deberás contactar con ellos para que te faciliten la
configuración a utilizar.
Esperamos que siguiendo este tutorial paso a paso puedas solucionar los problemas de configuración del servidor de correo o al menos determinar en qué punto está teniendo problemas exactamente
para poder contactar con tu proveedor de correo y que puedan ayudarte.
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