Tutorial sobre exportar libros de registro

En el módulo de Contabilidad podemos acceder al apartado de Exportación de Libros de Registro, donde podrás acceder a la información de tu actividad económica lista para presentar ante Haciencia.

Dispondrás de 3 únicas opciones para presentar tus libros de registros en caso de que no estés obligado a presentar únicamente en formato SII:

• CSV: con los datos separados por punto y coma.
• XLSX: formato Excel.
• Formato SII: (Suministro Inmediato de Información del IVA). Este formato debe cumplir con los detalles técnicos de SII.

El nombre de cada archivo de los libros de registro debe seguir el siguiente formato compuesto por los siguientes campos:

• Ejercicio
• NIF
• Tipo de libro de registro:
• • I: Ventas e Ingresos (IRPF)
  • G: Compras y Gastos (IRPF)
  • B: Bienes de Inversión (IRPF)
  • E: Facturas Expedidas (IVA)
  • R: Facturas Recibidas (IVA)
  • S: Bienes de Inversión (IVA)
  • U: Unificado de Facturas Expedidas (IVA) y de Ventas e Ingresos (IRPF)
  • V: Unificado de Facturas Recibidas (IVA) y de Compras y Gastos (IRPF)
  • W: Unificado de Bienes de Inversión del IVA y del IRPF
  • C: Todos los Libros Registro del IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen: las facturas expedidas en una pestaña denominada EXPEDIDAS, las facturas recibidas en otra pestaña denominada RECIBIDAS y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
  • D: Todos los Libros Registro del IRPF requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen: las ventas e ingresos en una pestaña denominada INGRESOS, las compras y gastos en otra pestaña denominada GASTOS y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN
  • T: Todos los Libros Registro Unificados del IRPF e IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen: Las facturas expedidas y ventas e ingresos en una pestaña denominada EXPEDIDAS_INGRESOS, las facturas recibidas y compras y gastos en otra pestaña denominada RECIBIDAS_GASTOS y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
• Nombre o razón social

Por ejemplo, para presentar los libros de registro del ejercicio 2023, con el NIF B00000000, el tipo es Libros Registro Unificados del IRPF e IVA (por lo tanto, tipo de libro = T) y el nombre del negocio es Servicios Informáticos SL, el nombre resultante sería: 2023B000000000TServiciosInformaticosSL.xlsx.

Te mostramos a modo de ejemplo el formato de archivo T, con todos los Libros de Registros unificados del IRPF e IVA.

Pestañas

Las pestañas que debe contener el documento son 3: EXPEDIDAS_INGRESOS, RECIBIDAS_GASTOS y BIENES-INVERSION.

Columnas

Te mostramos las columnas que conforman cada pestaña del formato de tipo T de libros de registros AEAT.

Pestaña EXPEDIDAS_INGRESOS

¿Qué poner en la columna “Tipo de Factura”?

• F1: Factura en la que se identifica el destinatario.
• F2: Factura sin identificación del destinatario. (Factura simplificada).
• F3: Factura sustitutiva sin una anotación negativa que anule las facturas simplificadas a las que sustituye.
• F4: Asiento de resumen de factruas.
• R0: Factura rectificativa.
• SF: Asiento sin obligación de emitir factura.

¿Qué poner en concepto de ingreso?

• I01: Ingresos de explotación.
• IX1: Otros ingresos (incluidas subvencionesy otras transferencias).
• I08: Autoconsumo de bienes y servicios.
• I09: Transmisión de elementos patrimoniales que hayan gozado de libertad de amortización.

¿Qué poner en la columna “Tipo” del NIF del destinatario?
(Solo se rellena cuando se trata de un destinatario extranjero.)

• 02: NIF-IVA intracomunitario. (Facturas intracomunitarias).
• 03: Pasaporte.
• 04: Documento nacional de identificación expedido por el país o territorio de residencia.
• 05: Certificado de residencia.
• 06: Otro documento probatorio.

¿Qué poner en la columna “Clave de Operación”?
Solo se rellena si se está en el régimen especial de criterio de caja. En ese caso, se pone 07.

El total de la factura debe incluir la base imponible y los impuestos. El tipo de IVA (y en su caso el tipo de recargo de equivalencia) se hace constar en números decimales.

Criterio de caja
Las columnas X a AA solo se rellenan si se está en el régimen especial del criterio de caja con la información correspondiente al cobro. En “Identificación Medio Utilizado” se pondrá el método de cobro utilizando estas claves:

• 01: Transferencia.
• 02: Cheque.
• 03: No se cobra.
• 04: Otros medios de cobro.
• 05: Domiciliación bancaria.

Pestaña RECIBIDAS_GASTOS

¿Qué poner en la columna “Tipo de Factura”?
Se utilizan las mismas claves que para las facturas expedidas.
Existe otra más:

LC: Aduanas – Liquidación complementaria.

¿Qué poner en concepto de gasto?

• GX1: Consumos de explotación
• G04: Sueldos y salarios
• GX2: Seguridad Social a cargo de la empresa (incluida tu cuota de autónomo).
• GX3: Otros gastos de personal.
• G11: Gastos de manutención del contribuyente.
• G12: Arrendamientos y cánones
• G13: Reparaciones y conservación
• GX4: Suministros
• G19: Servicios de profesionales inependientes
• GX5: Otros servicios exteriores
• GX6: Gastos financieros
• GX7: Tributos fiscalmente deducibles
• GX8: Amortizaciones: dotaciones del ejercicio fiscalmente deducibles
• G34: Pérdidas por insolvencias de deudores
• G35: Incentivos al mecenazgo. Convenios de colaboración en actividades de interés general
• G36: Incentivos al mecenazgo. Gastos en actividades de interés general
• G37: Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones)

La columna “Tipo” del NIF Expedidor y “Clave de Operación” funciona igual que en la pestaña de facturas expedidas.

En “Cuota Deducible” se consignará el importe de la cuota del IVA Soportado que sea deducible para cada tipo de IVA. Si toda la cuota es deducible, consigna el mismo importe que en la columna Cuota IVA Soportado.

Pestaña BIENES-INVERSION

¿Qué poner en la columna “Identificador”?
En el caso de tratarse de un inmueble o vehículo, introducir la referencia catastral o matrícula.

¿Qué poner en la columna “Literal”?
Para el resto de tipo de bienes, hay que identificarlos mediante atributos como la marca, modelo, versión, número de serie o cualquier otro que ayude a su identificación.

¿Qué poner en la columna "Número Recepción”?
Número de documento asignado al recibir la factura para su clasificación. Si la operación se ha registrado como un asiento resumen de varias facturas, indicar el primer número de documento.

¿Qué poner en la columna " Número Recepción Final"?
Si la operación se ha registrado como un asiento resumen de múltiples facturas, en esta casilla se indica el último número de documento o último número de recepción de los utilizados en el registro de esta operación.

En las columnas correspondientes a "Año de Inicio Utilización " se introducen los datos del ejercicio fiscal consignado en la columna H " Fecha Inicio Utilización ".

En las columnas de "Regularización Anual", se introducen los datos que corresponden al ejercicio del Libro Registro.

¿Qué poner en la columna "Causa" de la baja del bien?

• 01: Amortización total
• 02: Venta o transmisión. En este caso, se rellenarán las columnas de "Identificación de la Factura de Transmisión del Bien"
• 03: Deterioro o destrucción
• 04: Retirada del bien por obsolescencia
• 05: Pérdida
• 06: Robo
• 99: Otras causas

Dispondrás de diferentes formatos de archivo de Libros de Registro, recuerda que estos formatos no serán válidos para presentar ante la AEAT, solo será válido el formato unificado explicado en el apartado anterior.

Para acceder a los diferentes formatos, en primer lugar, accede al apartado Exportación de libros de registro en formato antiguo.

Selecciona si quieres exportar el libro de Facturas emitidas, Facturas Recibidas y Bienes de inversión (para el impuesto del IVA) o bien la opción de descargar el libro de Ingresos y Gastos (para el impuesto del IRPF).



A continuación, selecciona el formato en el desplegable y haz clic sobre Exportar.



Se iniciará automáticamente el proceso de descarga.