Tutorial sobre el registre de la jornada laboral

Des del 12 de maig de 2019, a Espanya les empreses tenen l'obligació de disposar d'un registre de la jornada laboral dels seus empleats.

Amb la nova funcionalitat de registre de la jornada laboral de Contasimple, ara és possible:

• Enregistrar l'hora d'entrada i sortida de l'empresa per a cada empleat.
• Visualitzar el llistat d'hores treballades dins d'una empresa segons empleat i dates desitjades mitjançant filtres.
• Obtenir informes bàsics i estesos en format web o PDF per a impressió de les hores i dies treballats en total.
• Obtenir informes diaris o setmanals en format PDF amb el detall d'hores treballades per a la seva impressió i posterior signatura per part de l'ocupador i el treballador.

Amb aquest tutorial aprendràs a fer servir l'eina des de la perspectiva del rol d'usuari que desenvolupis a l'empresa, tant si ets:

• L'ocupador, que requereix tenir regularitzada la situació laboral dels seus empleats.
• L'empleat, que ha de conèixer com funciona el registre de l'inici i fi de la jornada per al seu dia a dia a l'empresa.
• L'autònom o empresari en qualsevol altre país o règim fiscal que desitgi aprofitar la nova funcionalitat per tenir un seguiment total de la gestió del seu temps de treball i/o del dels seus empleats.

El primer pas per a poder registrar la jornada laboral d'un empleat es crearli un usuari de l'aplicació.
Et recomanem la lectura del nostre tutorial de Gestió d'usuaris per a aprendre a crear nous usuaris.

Una vegada creat l'usuari, també hauràs d'assegurar-te que la seva zona horària coincideix amb el lloc on l'usuari registra la seva jornada, ja que al crear el seu perfil, se li adjudica automàticament la zona horària per defecte de l'empresa. Al configurar la seva zona horària segons el lloc on es trobi, el sistema utilitzarà aquesta zona perquè l'usuari pugui fitxar segons la seva hora.

Depenent del rol que ocupis a l'empresa, l'accés a la funció de registre de la jornada laboral serà lleugerament diferent.

Accés per a empleats

Si estàs exercint el rol d'usuari de registre de control horari, la pantalla que et mostrarà per defecte en iniciar sessió a Contasimple ja és la de resum de la jornada laboral.

Aquest és el teu cas si has estat convidat a l'empresa amb l'única finalitat de fer el registre diari de la teva jornada laboral (o si el teu superior t'ha facilitat directament les credencials per accedir a Contasimple amb aquesta finalitat).

Nota: Si navegues fora d'aquesta pantalla, per exemple per accedir a l'ajuda o per enviar un missatge a suport, sempre pots tornar a la pantalla de resum de la jornada navegant cap "Altres" i fent clic a "Jornada laboral".

Accés per a administradors de l'empresa

Si en canvi ets l'administrador de l'empresa, o un usuari amb permisos a altres mòduls de Contasimple, des de qualsevol pantalla en què et trobis podràs navegar cap al menú "Altres" a la barra superior (apareixerà després la resta de mòduls) i fer clic a "Jornada laboral" per accedir al registre de la jornada.

Des de la pantalla de resum de la jornada descrita en el punt anterior, simplement prem la tecla F9 per accedir fàcilment al diàleg de registre de la jornada. S'obrirà el diàleg de registre d'inici de la jornada.

Nota: També pots fer clic al botó Enregistrar entrada (F9) amb el mateix efecte si ho prefereixes, o si et trobes en una altra part de la web, pots accedir directament des del menú "Altres" > "Jornada laboral" i fent clic a la icona amb el símbol "+".

Si exerceixes el paper d'empleat, l'aplicació fa tot per tu. Als camps "Usuari" y "Hora d'entrada" hi veuràs el teu nom i la data actual, respectivament.

Pots introduir un comentari que es guardarà amb el registre, si ho desitges (és opcional). Per exemple, en cas que desitgis indicar que has arribat tard per algun motiu especial.

Si ets administrador de l'empresa, al camp "Usuari" hi tindràs habilitat un control desplegable amb el qual podràs seleccionar qualsevol usuari que pertanyi a l'empresa amb la qual estiguis treballant (o pots seleccionar-te a tu mateix per al teu propi registre, que és l'opció per defecte).

Al camp "Hora d'entrada" hi podràs seleccionar la data a través d'un control especial de tipus calendari.

Aquestes opcions extra resulten molt útils quan un empleat no s'ha recordat d'iniciar o tancar la seva jornada laboral a l'hora que tocava i necessita que ho facis per ell. Recorda que per facilitar al màxim el tràmit de l'usuari de control horari, aquest no pot canviar la data d'entrada i sortida, per això en ocasions necessitarà la teva assistència.

Fes clic al botó "Enregistrar entrada". Hauries de veure un missatge de confirmació, informant que el registre s'ha realitzat correctament.

En cas que et trobis reprenent la jornada (per exemple, si has fet una pausa per dinar) i no haguessis enregistrat la sortida del registre anterior, l'aplicació no et deixarà efectuar la nova entrada i veuràs un missatge d'error, informant-te de que contactis amb l'administrador de la teva empresa.

En efecte, et caldrà contactar amb ell perquè pugui tancar per tu l'entrada anterior a l'hora que correspongui i puguis reprendre el registre de la jornada. Recorda sempre enregistrar la sortida quan acabis un interval de treball (més informació en el següent apartat).

Els passos per enregistrar la pausa o fi de la jornada són exactament iguals als descrits en l'apartat anterior, però amb els botons i accions corresponents al tancament.

La tecla d'accés ràpid al diàleg de registre de la fi de la jornada és la "F10", i si accedeixes a través del menú "Altres > Jornada laboral" hauràs de prémer el botó amb la icona amb el símbol "-".

Si no t'has recordat de registrar l'entrada a l'inici de la jornada o després de tornar d'una pausa, la plataforma llançarà un missatge d'error, informant-te de que no hi ha una entrada oberta per a la jornada actual sobre la qual efectuar el tancament de l'horari.

Igual que en l'apartat anterior, quan succeeixi això hauràs de contactar amb l'administrador de la teva empresa perquè efectuï per tu el registre d'entrada per a l'hora que toqui.

Tancament avançat per a l'administrador

Si ets administrador de l'empresa, per a cada registre del llistat que aparegui a la taula de la pantalla principal del registre de la jornada i que no tingui encara assignada una data de finalització, veuràs una icona a l'última columna de la taula (menú operacions) que et permetrà tancar aquest registre.

L'accés al registre de fi de la jornada o interval horari accessible a través de la tecla F10 (i d'altres accessos directes) només actua sobre l'últim registre obert per a la jornada en curs. En canvi, aquesta funció et permet finalitzar qualsevol registre passat que un empleat es deixés obert. Tan sols has d'identificar el registre que vols tancar al llistat i fer clic a la icona de registrar sortida.

Veuràs la mateixa finestra de tipus diàleg que en el cas del registre de sortida habitual, amb la data preseleccionada per defecte del dia en el qual es va efectuar l'inici, però amb l'hora actual d'avui. Generalment només hauràs ajustar l'hora per a la que vulguis fer constar la fi de la jornada, introduir un comentari si ho consideres necessari, i llestos!

Quan creïs un registre d'inici o fi de la jornada o interval treballat, veuràs que aquest apareix en la pàgina principal de la jornada laboral. Existeixen dos tipus de vista per a visualitzar els registres: la Visió general del dia i el Llistat de registres en funció de la pestanya que seleccions en el llistat.

Visió general del dia

A la pestanya de visió general del dia podràs observar el temps total treballat en un dia en concret. Per defecte, la pàgina carrega amb les dades del dia actual, però pots seleccionar qualsevol altre dia des del filtre avançat del llistat.

Si ets un usuari administrador, podràs veure els registres del dia de tots els usuaris de l'empresa amb un resum general de quina hora han iniciat la seva jornada, l'hora de la seva última sortida, el numero de parades que porten realitzades durant el dia, els registres sense tancar (és a dir, si l'empleat ha realitzat una entrada i no ha registrat una sortida perquè continua treballant) i el temps total registrat de jornada per a aquest dia.

Si fas clic en el botó de Veure detall del treballador() es carregarà la pestanya de Llistat de registres llistant totes les entrades i sortides d'aquest usuari en concret per al dia que estàs visualitzant.

Per a visualitzar el detall d'un treballador en concret o de tots els treballadors en un dia diferent a l'actual només has d'obrir els filtres avançats, seleccionar l'usuari (si ho desitges) i el dia en el calendari i aplicar el filtre seleccionat.

Si ets un usuari de control horari, podràs veure un resum general de la teva jornada en el qual es mostrarà el temps total treballat i el llistat d'entrades i sortides que has realitzat durant el dia.

Per a visualitzar el resum d'un dia diferent a l'actual només has d'obrir els filtres avançats, seleccionar el dia en el calendari i aplicar el filtre seleccionat.

Llistat de registres

En la pestanya de llistat de registres, si ets un usuari administrador podràs veure els registres de tots els usuaris de l'empresa. No obstant això, si el teu rol és el d'usuari de registre horari solament veuràs les teves entrades, per al teu propi seguiment.

En qualsevol cas, per defecte només hi apareixen les entrades de la jornada actual, ja que normalment el que es vol és tenir una visió clara del curs de la jornada. No obstant això, pots treure el filtre ràpid per defecte per mostrar totes les entrades enregistrades fins a la data d'avui, fent clic al botó amb la icona de treure filtre .

A més, pots afegir el teu propi filtre per acotar els registres que vols visualitzar al llistat. Pots fer-ho mitjançant el menú de filtres, que s'activa en prémer el botó que apareix a la cantonada superior dreta de la capçalera del llistat.

Podeu filtrar per les següents opcions:

• Per empleat

  Si ets un administrador, veuràs un llistat amb tots els usuaris de l'empresa, i podràs seleccionar un usuari en concret per filtrar el llistat. L'opció per defecte és llistar tots els usuaris. Si el teu rol és el d'empleat, només apareixerà el teu nom a la llista, amb la qual cosa aquest filtre no és rellevant pel teu dia a dia.

• Per rang de dates

  Independentment del rol que exerceixis, pots filtrar per les dates d'inici i fi que vulguis. Es mostraran totes aquelles entrades de temps l'inici o fi de les quals estiguin incloses en l'interval de dates indicat.

• Per comentari

  En cas que hi hagués molts registres d'entrada/sortida i recordis alguna paraula clau utilitzada als comentaris, pots fer servir aquest filtre per llistar aquelles entrades que coincideixin amb el text que hi indiquis.

Pot ser que en algun moment enregistris una entrada o sortida incorrecta. Per exemple, com a administrador, podries seleccionar la data incorrecta del calendari. O com a usuari, podries donar-li al botó d'enregistrar l'entrada per error.

Independentment del rol que exerceixis, sempre que ho necessitis pots suprimir un registre horari informat per tu a través de l'acció "Eliminar registre" que apareix oculta al menú operacions, per a cada fila del llistat de registres horaris de la pantalla de resum.

Fes clic a la icona que desplegarà el menú d'operacions i selecciona l'opció "Eliminar registre". Accepta el diàleg de confirmació si estàs segur que realment ho vols suprimir, i ja estarà fet.

No obstant, només els administradors de l'empresa poden eliminar un registre horari informat per un altre empleat.

Pots generar informes detallats de les hores i dies treballats, en la mateixa web o llestos per a exportar en PDF, tant per a seguiment personal (empleats i freelancers) com per a tenir-ho disponible en el moment que se t'exigeixi presentar-lo per llei, o simplement per a analitzar dades de la jornada dels teus treballadors (casos dels administradors de l'empresa).

Existeixen dos tipus d'informes, els informes detallats (bàsic i estès) que mostren un llistat de les hores treballades de cada treballador i els informes per a signatura (només disponibles per a administradors) que a més del resum d'hores treballades també contenen un espai per al signin tant l'empresa com l'empleat.

Informes detallats

Si el teu rol a l'empresa és d'empleat, pots accedir als informes mitjançant el menú lateral dins del mòdul de la jornada laboral, la teva pàgina inicial per defecte. Fes clic a la entrada de menú anomenada "Informe d'hores treballades".

En el cas que siguis administrador de l'empresa, també trobaràs un accés als informes d'hores treballades al menú "Informes". Fes clic en aquest menú i a la pàgina de llistat d'informes que hi apareixerà, selecciona la targeta corresponent a l'informe d'hores treballades, o bé localitza l'enllaç al menú lateral esquerre.

Per defecte, l'interval de dates per a les que es generarà l'informe és el primer i últim dia del mes actual i es generarà per a tots els usuaris.

Si ets administrador de l'empresa podràs delimitar l'informe seleccionant un únic empleat del llistat. Pots fer servir l'autocompletar del control de cerca si el llistat d'empleats és llarg. En cas que el teu paper sigui el d'empleat de l'empresa, només apareixerà el teu usuari i l'opció "Tots" serà equivalent a tots els usuaris visibles per tu, és a dir, tu mateix.

Independent del teu rol a l'empresa, pots canviar l'interval de dates per al que vulguis generar l'informe. Tens a la teva disposició l'opció de generar informes per als 12 últims mesos. En el cas que requereixis un interval de dates personalitzat (p. ex: trimestre) pots fer-ho seleccionant l'última opció del desplegable "Rang de dates personalitzat".

Apareixeran dos nous controls per seleccionar les dates "des de" i "fins a" per a les quals vols l'informe. Quan facis clic o et moguis amb la tecla tabulador cap als controls de data, es desplegarà un calendari per ajudar-te a seleccionar les dates en ambdós casos.

El tipus d'informe que es genera per defecte és el bàsic, és a dir, es mostrarà el còmput total d'hores i dies treballats per a cada usuari durant l'interval de dates especificat, en una única fila a manera de resum.

Si canvies l'opció del control de tipus interruptor "Informe estès" a "Si", llavors es desglossaran les hores treballades per dia, per a tot l'interval de temps especificat. Es mostrarà una taula per cada usuari i una fila per cada dia treballat (si no hi ha hores enregistrades durant una jornada, aquesta no apareixerà llistada).

Fes clic al botó "Generar informe" i començarà la generació.

Després d'uns segons, desapareixerà el control "Carregant" i veuràs el resultat de l'informe, segons el tipus que hagis seleccionat al pas anterior.

Exemple de resultat d'un informe bàsic

Exemple de resultat d'un informe estès

Si vols conservar l'informe per a la seva posterior presentació o com a històric, pots fer-ho fent clic al botó d'exportació.

Informes per a signatura

Accedeix als informes a través del menú lateral dins del mòdul de la jornada laboral

O a través del menú "Informes". Fes clic en aquest menú i en la pàgina de llistat d'informes que apareixerà, selecciona la targeta corresponent a l'informe d'hores treballades, o bé localitza l'enllaç en el menú lateral esquerre.

Fes clic en la pestanya Informe per a signatura del menú.

Els informes per a signatura es poden obtenir en dos intervals de temps, diari i setmanal. A més, en tots dos casos es pot obtenir l'informe per a tots els treballadors de l'empresa o per a un usuari en concret.

Per a l'informe diari, selecciona l'opció diari i a continuació selecciona en el calendari el dia en què desitges generar l'informe.

Per a l'informe setmanal, selecciona l'opció setmanal i a continuació selecciona en el calendari el rang setmanal en el qual desitges generar l'informe.

Fes clic en el botó Exportar o imprimir en PDF. Es generarà i descarregarà el PDF amb l'informe per a la signatura.